行政書士はやし事務所・公開業務日誌20

      
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2013年01月30日(水) タイトル:「FAX」

実はうちの事務所にはFAX専用の回線がなくて、電話と同じ番号にしていました。

FAXの使用頻度が低いので無くても大丈夫だと思い、今まで数年間やってきたのですが、先日FAXのやりとりでかなり手間取り、お客様に迷惑をかけてしまったこともあり、また今後の業務でFAXの使用頻度が上がることも予想されるので、FAX専用の回線を入れることにしました。

何が問題かと言うと、これまで僕が事務所にいない時は、事務所にかかってきた電話は全部携帯電話に転送されるようにしていたので、FAXも転送されてしまうわけです。

携帯ではFAXは受信できませんからね。

そこで、転送のON、OFFを携帯電話から操作して、FAXの2度目の送信時には転送をOFFにして事務所のFAXで受信するという方法にしていたのですが、これも確実性に欠けます。

そこで新たに回線を引いてFAXを受信することにしたのですが、当然費用をなるべく低く抑えたいですから、どんな方法があるのか調べてみました。

まず、新しい番号を取得すると月々300円かかります。これは大したことはないのですが、工事費用が1万円以上かかるんですね。ここが一番お金のかかるところでしょう。

で、どういう形でFAXの送受信を行うか。今はいろいろな方法があるんですよ。

まず普通にFAX機を購入してつなぐ方法。この方法にも今使っているFAX電話を新しい回線につないで、新たにFAX無しの電話機を購入して今の回線につなぐ方法と、新たに「見てからFAX」機能のあるFAX機を購入してつなぐ方法を検討しました。

どーでもいい宣伝のFAXをプリントするとインク代が無駄になるので、「見てからFAX」が有効かと思ったのですが、1万円程度はかかりそうなのと、FAXが2台になると場所的に邪魔なので、ひとまず保留。

それからパソコンでFAXを送受信する方法があります。これならFAX機を購入しなくてもいいし、月々のお金も掛からないのですが、パソコンに電源が入っていないと受信できないので却下。

またFAX送受信サービスをやっている業者(D-FAXとか)と契約してメールでFAXを受信する方法もありますが、月々1000円以上はかかるので、使用頻度を考えるとちょっと高い。

それからNTT西日本の「FAXおしらせメール」というサービス。これは相手がFAXを送ると、指定したメールアドレスにFAXを受信した旨が届きます。FAXの内容はPCでログインして閲覧しプリントアウトするというものです。

これだとFAX機がいりません。月々の料金は100円(+回線300円)です。当然「見てからプリント」だからインクも気にしなくていい。送信はFAX機が無いとできないのですが、それは今使っている番号とFAX機でできます。

これはいいと思い、一度申し込んだのですが、その後さらによいサービスを発見したのでキャンセルしました。

「モバイルFAX」という有料のサービスで、PCでもi-phoneでもFAXを受信できて、月々315円(年間3780円一括)、受信は無料です。そしてFAX番号は無料で提供されるので、工事費用の1万円強も必要ありませんし、申し込んだらすぐに使用できます。

FAXを受けたらいつでもどこでも内容を確認できて、プリントアウトはi-phoneから直接することもできるし、PCで開いてプリントすることもできます。

デメリットはFAX番号が「020」で始まることと、1年分の料金を一括で支払うということくらいでしょうか。それでも3780円のみですからね(最初の1ヶ月は無料)。あと送信にはお金がかかりますが、送信は今のFAXでやるから問題なしです。

ちなみにFAX番号は 020-4662-8318 です。

あと注意事項として以下のようなことが書かれています。
●モバイルFAX番号へのFAX送信は、NTT東日本、NTT西日本の加入電話回線およびひかり電話回線、KDDIひかり電話、ソフトバンクテレコムの加入電話回線を使用するFAX機からご利用いただけます。
下記の場合はモバイルFAX番号への送信はできません。
[a]上記以外の電話会社・ケーブル電話・IP電話などからの発信(ご利用中の電話会社様に「020から始まる電話番号への発信ができるか」をご確認ください)
[b]海外からの発信

●コンビニ等に設置されているFAXサービス機器からは、モバイルFAXを利用できない場合があります。
●モバイルFAXサービスが利用できるのはG3FAXだけです。ISDNのG4FAXおよびFネットからは送信できません。(普通のFAXはほとんどG3FAXらしいです。)
●FAX送信元の回線がモバイルFAXに送信出来ない回線だった場合、FAX送信元からNTT一般回線宛に送信し、FAX受信するNTT一般回線側でモバイルFAX番号宛に転送電話(ボイスワープ)を設定することで、モバイルFAX番号での受信が可能となります。


たぶんほとんどOKだと思うんですけどね。一応送信できないFAXだった場合のために、携帯(i-phone)から転送先を変更して、一般回線にFAXしてもらうことができるように設定しておきました。

もし普通に回線を引いてFAX機を購入していたら、工事費用10700円+FAX機約10000円+月々300円+インク代で初年度に約25000円はかかるわけですから、20000円以上の節約になったわけです。

スマートフォンをお持ちの方にはオススメです。
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